2020年負(fù)責(zé)任礦物采購盡職調(diào)查報告
江西拓泓新材料有限公司 |
文件編號 |
RMAP-D－010 |
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版本 |
第三版 |
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負(fù)責(zé)任礦物采購盡職調(diào)查報告 |
生效日期 |
2020-12-20 |
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起草 |
黃燕 |
審核 |
黃水根 |
批準(zhǔn) |
冷衛(wèi)民 |
一、公司信息（所有來源）
江西拓泓新材料有限公司（簡稱拓泓新材）成立于2011年，注冊資金5500.23萬元，為江西省國資委下屬滬市主板上市公司江西國泰集團(tuán)股份有限公司的控股子公司（股票代碼：603977），CID號碼是CID002842。公司地址：宜春市經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)春一路3號,郵編：336000，電話:0086-795-3259660。公司致力于鉭鈮氧化物和氟鉭酸鉀的生產(chǎn)，主要產(chǎn)品：氟鉭酸鉀、氧化鈮和氧化鉭。拓泓新材完全致力于避免使用沖突材料.我們不忘初心，在給客戶提供滿意的產(chǎn)品的同時，我們制定了自已的負(fù)責(zé)任采購供應(yīng)鏈政策，我們承諾勇于承擔(dān)相應(yīng)的社會責(zé)任，嚴(yán)格遵守OECD指南和相關(guān)法律法規(guī)。
加工原料：鉭鈮礦、鉭金屬料及鉭鈮廢料
本報告涵蓋的時間段：2016年12月23日至2020年12月20日
負(fù)責(zé)任供應(yīng)鏈政策經(jīng)高級管理層審查和批準(zhǔn)，管理層致力于支持本政策的實施，同時向相關(guān)利益相關(guān)者（供應(yīng)商、客戶、員工等）廣泛傳播，并且在公司網(wǎng)站上公布：
http://www.hmgj28.cn/English/。
二、RMAP評估總結(jié)（所有來源）
作為一家負(fù)責(zé)任的公司，拓泓新材一直積極支持和參與RMAP的年度審核。從2015年到2019年，拓泓新材已經(jīng)歷經(jīng)了3次審核，上一次審核通過的日期是2016年12月23日，根據(jù)該審核，RMI審核委員會（ARC）決定江西拓泓新材料有限公司符合（2017）鉭審核手冊。該有效期從決定之日起三年之內(nèi)有效，即有效期2016年12月23日至2019年12月23日；因2019年的新冠病毒事件，我司原計劃的2019年12月23日審核不得不延期至2020年6月4日，公司正處于積極整改狀態(tài)之中。在RMI系統(tǒng)中拓泓新材依然為合規(guī)冶煉廠的狀態(tài)，盡職調(diào)查報告在公司網(wǎng)站上公布，網(wǎng)址：http://www.hmgj28.cn/English/。
三、公司供應(yīng)鏈政策（所有來源）
為避免使用直接或或間接為武裝團(tuán)體提供資金或使他們得益的沖突礦物及／或涉及在高風(fēng)險和受沖突影地區(qū)進(jìn)行其他嚴(yán)重侵犯人權(quán)行為的沖突礦物，公司制定了自己的供應(yīng)鏈政策，本供應(yīng)鏈政策完全符合第三版經(jīng)合組織關(guān)于來自受沖突影響和高風(fēng)險區(qū)域的礦石的負(fù)責(zé)任供應(yīng)鏈盡職調(diào)查指南（經(jīng)合組織指南）。它涵蓋了經(jīng)合組織指南附錄二中確定的所有風(fēng)險，適用全球范圍。公可承諾一經(jīng)發(fā)現(xiàn)任何附錄二風(fēng)險，將立即處理。本政策經(jīng)高級管理層審查和批準(zhǔn)，管理層致力于支持本政策的實施。本政策已向相關(guān)利益相關(guān)者（供應(yīng)商、客戶、員工等）廣泛傳播，可于公司網(wǎng)站http://www.hmgj28.cn/English/查閱。
四、公司管理體系（所有來源）
拓泓新材建立了嚴(yán)格的負(fù)責(zé)任礦物供應(yīng)鏈管理體系，制定了一系列整合供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)，通過以下措施和采購和永不使用受沖突地區(qū)影響的程序原材料發(fā)生沖突，防止未知材料與原材料發(fā)生任何沖突進(jìn)入供犯應(yīng)鏈，以防止礦物勘探和貿(mào)易成為沖突，侵犯人權(quán)和不安全的根源。拓泓新材嚴(yán)格恪守在供應(yīng)鏈政策方面的承諾，并制定了以下方面的盡職調(diào)查內(nèi)部流程：
——拓泓新材出臺了《RMI內(nèi)控體系運(yùn)行管理辦法》，任命總經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督盡職調(diào)查計劃和風(fēng)險管理的設(shè)計和實施，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門（包括經(jīng)營管理部、品質(zhì)保障部、財務(wù)部、生產(chǎn)單位及倉庫）的工作，確保各部門恪盡職守，執(zhí)行負(fù)責(zé)任礦物供應(yīng)鏈管理并報告所發(fā)現(xiàn)的任何示警信號和潛在風(fēng)險。
——拓泓新材按照負(fù)責(zé)任礦物供應(yīng)鏈管理的要求每年對所有相關(guān)部門的主要人員開展一次盡職調(diào)查管理體系培訓(xùn)。如計劃有更新，公司會根據(jù)需要開展額外培訓(xùn)。
A、內(nèi)部控制系統(tǒng)
——拓泓新材已更新其盡職調(diào)查管理系統(tǒng)，使其與OECD指南和RMAP保持一致。
——拓泓新材公司向所有已確定上游供應(yīng)商傳達(dá)了最新的供應(yīng)鏈政策和采購要求。
——公開、透明的采購政策
1)原料采購聲明已載于THXC公司網(wǎng)站，使每位供應(yīng)商都清楚地了解我們的采購政策。
2)向企業(yè)內(nèi)部各部門下發(fā)了《負(fù)責(zé)任礦物供應(yīng)鏈管理體系》和《關(guān)于采購鉭原料的管理規(guī)定》,使每位員工都知曉并按照要求執(zhí)行。
——原料采購的控制程序
拓泓新材制定了《供應(yīng)商管理規(guī)定》、《含鉭原料及產(chǎn)品的原產(chǎn)地追溯管理規(guī)定》、《鉭鈮原料批號管理規(guī)定》、《鉭鈮原料運(yùn)輸管理規(guī)定》、《鉭鈮礦檢查驗收管理規(guī)定》、《原料供應(yīng)鏈風(fēng)險評估管理規(guī)定》、《適用的法津法規(guī)清單》、《供應(yīng)商反腐敗反賄賂承諾書》以及《KYC了解供應(yīng)商管理規(guī)定》等控制程序來限制和阻止任何“沖突原料”和不明原料進(jìn)入拓泓新材的供應(yīng)鏈。
——拓泓新材對供應(yīng)商進(jìn)行盡職調(diào)查并保持持續(xù)性，按照OECD指南和負(fù)責(zé)任礦物倡議的審核要求，每年對原料供應(yīng)商進(jìn)行盡職調(diào)查，通過對供應(yīng)商的合法性、質(zhì)量保證程度和復(fù)合性進(jìn)行復(fù)審驗證，作為采納或取消其供方資格的依據(jù)。在保持與下游客戶溝通的同時，按RBA的要求，拓泓新材向下游客戶提供CMRT表格，以確保供應(yīng)鏈的盡職調(diào)查。
——拓泓新材在RMI體系運(yùn)行管理領(lǐng)導(dǎo)小組下成立了風(fēng)險評估委員會，已任命合總經(jīng)理、采購員、RMI負(fù)責(zé)專員，負(fù)責(zé)對所有的供應(yīng)商與原料相關(guān)信息進(jìn)行評估，對原料來源的合理性（如:產(chǎn)地、產(chǎn)能、類型特征等）進(jìn)行確定，對調(diào)查的原產(chǎn)地、運(yùn)輸過程、供應(yīng)商按照示警信號進(jìn)行評估，發(fā)現(xiàn)示警信號，對示警信號進(jìn)行調(diào)查并下達(dá)處理意見
——公司已建立以支持采掘業(yè)和透明度倡議（EITI）的程序，并在公司網(wǎng)站上公開聲明。
——2020年THXC已經(jīng)正式成為了國際鉭鈮研究中心（T.I.C.）的成員，實時關(guān)注T.I.C.的新聯(lián)報道，了解新政策；與此同時我們在2020年12月已聯(lián)系ITSCI組織，申請加入該上游機(jī)制，確保供應(yīng)鏈的合法合規(guī)，目前正在手續(xù)辦理中。
——積極履行社會責(zé)任，樹立合規(guī)企業(yè)形象運(yùn)營與社會責(zé)任公司始終緊密結(jié)合企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展與履行社會責(zé)任，確保在法律和法律的前提下通過技術(shù)創(chuàng)新，安全生產(chǎn)，員工權(quán)益，環(huán)保節(jié)能，減排實現(xiàn)道德經(jīng)營等活動，充分履行社會責(zé)任。
——我們將會嚴(yán)格遵守 7 類物質(zhì)的國際運(yùn)輸標(biāo)準(zhǔn)，并且我們確保在危險物質(zhì)的處置、 儲存、運(yùn)輸符合相關(guān)的法律法規(guī)的要求。我們保證在運(yùn)輸和生產(chǎn)過程中不會發(fā)生泄漏， 從而防止對環(huán)境和人體造成不利影響
——拓泓新材建立了RMI的申訴機(jī)制，設(shè)立聯(lián)系渠道，收集有關(guān)方面的申訴信息，包括申訴電子郵箱地址、電話、責(zé)任人，接受社會各界的監(jiān)督，在本報告涵蓋的時間公司未收到相關(guān)方（受影響人員或舉報者）的申訴。
——多種方式培訓(xùn)員工，拓泓新材通過集中培訓(xùn)、OA宣傳、會議宣傳、展示板宣傳、RMI官網(wǎng)培訓(xùn)學(xué)院視頻（微信宣傳）等方式培訓(xùn)，包括總經(jīng)理在內(nèi)的所有員工，合他們充分的了解OECD指南與RMAP審驗的要求。
B、記錄保留系統(tǒng)：公司要求與負(fù)責(zé)任礦物供應(yīng)鏈管理相關(guān)的所有記錄至少保存五年，要求正確使用并安全存儲在公司數(shù)據(jù)庫中。
五、風(fēng)險識別（所有來源）
第一、公司設(shè)有一套CAHRAS識別和控制程序，包括所用資源、適用標(biāo)準(zhǔn)和審查頻率。公司由下設(shè)的原料采購風(fēng)險評估委員會對所有涉及的含鉭原料采購根據(jù)高風(fēng)險識別程序的規(guī)定進(jìn)行了風(fēng)險識別，并對識別結(jié)果進(jìn)行記錄。CAHRA建立了《高/風(fēng)險區(qū)域名單》、《合格供應(yīng)商清單》。對所有供應(yīng)商個體和公司進(jìn)行了相關(guān)制裁名單的審查，在本報告期間沒有發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商個體和公司有任何制裁信息。
第二、了解供應(yīng)商流程，公司對所有交易方都進(jìn)行了基本的盡職調(diào)查，公司設(shè)立了一套了解交易方 (KYC) 流程，收集并更新交易方(供應(yīng)商)的信息，內(nèi)容至少包含供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、股東身份信息、供應(yīng)商法律地位、貨物的范圍和貨物的原產(chǎn)地等，嚴(yán)格收集相關(guān)的支持文件，；要求所有供應(yīng)商完成并交回KYC相關(guān)表格的同時公司設(shè)立了差異審核流程，若發(fā)現(xiàn)存在不一致、錯誤或者不完整信息時，公司會要求對方重新提供正確、一致且完整的支持文件，否剛將不被列入合格供應(yīng)商清單之中。對目前公司采購到的各供應(yīng)鏈KYC進(jìn)行了認(rèn)真評估，在本報告期間，發(fā)現(xiàn)有3家供應(yīng)商的KYC調(diào)查表不完整，我司已及時實施差異審查，并且之后已經(jīng)取得相關(guān)KYC支持文件，我們所有的供應(yīng)商均已填寫并交回該表格，差異及時解除。
第三、識別和評估供應(yīng)鏈風(fēng)險，公司針對供應(yīng)鏈的風(fēng)險識別與評估設(shè)立了《供應(yīng)鏈風(fēng)險識別與評估程序》針對所有供應(yīng)商和其原料進(jìn)行分析其所存在的潛在風(fēng)險，確保不會觸發(fā)OECD指南有關(guān)錫、鉭和鎢的增補(bǔ)內(nèi)容中所提到的示警信號；設(shè)立差異審核程序，對于個供應(yīng)商及其原料進(jìn)行差異審查，本報告期間未發(fā)現(xiàn)與原料有關(guān)的相關(guān)差異。對所有供應(yīng)商進(jìn)行了風(fēng)險的識別和評估之后，公司出具了相應(yīng)的風(fēng)險評估報告。以上所有動作完成之后我司才會進(jìn)行下一步的采購流程。
六、風(fēng)險管理(高風(fēng)險地區(qū))
根據(jù)以上風(fēng)險識別方法，對于確定為“高風(fēng)險”的原料和供應(yīng)鏈，開展了增強(qiáng)型盡職調(diào)查計劃。這包括：1 評估上游供應(yīng)商的活動和關(guān)系； 2 識別礦石的開采、貿(mào)易、處理和出口的地點和定量條件； 3 必要時進(jìn)行實地風(fēng)險評估。在今年的采購過程中，有不少供應(yīng)商向我司推薦了高風(fēng)險地區(qū)的原料，但我司考慮到目前沒有對部分高風(fēng)險地區(qū)進(jìn)行增強(qiáng)型盡職調(diào)查的能力，當(dāng)場就回絕了供應(yīng)商，不與之開展業(yè)務(wù)。
針對本報告期間公司供應(yīng)鏈上所有采購原料所涉及的高風(fēng)險國家（尼日利亞/印度）進(jìn)行了風(fēng)險識別、評估與管理措施，如下：
依據(jù)我司現(xiàn)在的CAHRAS程序?qū)δ崛绽麃喸搰?/span>判定為高風(fēng)險國家，在本報告期間我司在該國家發(fā)生過2次交易，第一次在2017年，第二次在2019年，在2020年我司依據(jù)2018年6月開始施行的新的審驗標(biāo)準(zhǔn)針對該供應(yīng)商重新進(jìn)行風(fēng)險評估，發(fā)現(xiàn)采購已觸發(fā)示警信號（來自高風(fēng)險地區(qū)），出具了風(fēng)險評估報告，并且立即向總經(jīng)理匯報，針對此種情況我司按要求必須針對該供應(yīng)商進(jìn)行增強(qiáng)型盡職調(diào)查。我司2020年采購供應(yīng)鏈當(dāng)中并沒有出現(xiàn)該2家供應(yīng)商，該2家供應(yīng)商已不在我司的合格供應(yīng)商清單之中，已停止了合作，同時在2020年我司并未采購過任何來自尼日利亞的原料。按照我司RMI管理體系要求，高風(fēng)險地區(qū)采購，必須做增強(qiáng)型的盡職調(diào)查，在我司進(jìn)行增強(qiáng)型盡職調(diào)查能力有限的情況下，我司也不會再有采購尼日利亞原料的計劃。
依據(jù)我司2020年新的CAHRAS程序?qū)τ《仍搰?/span>判定為高風(fēng)險國家，在本報告期間，我司供應(yīng)鏈上出現(xiàn)了2次交易，發(fā)生在2016年與2017年，在今年我司依據(jù)2018年6月開始施行的新的審驗標(biāo)準(zhǔn)針對該供應(yīng)商重新進(jìn)行風(fēng)險評估，發(fā)現(xiàn)該次采購已觸發(fā)示警信號（來自高風(fēng)險地區(qū)），出具了風(fēng)險評估報告，并且立即向總經(jīng)理匯報，針對此種情況我司按要求必須針對該供應(yīng)商進(jìn)行增強(qiáng)型盡職調(diào)查。該客戶是已經(jīng)通過了RMI審核的冶煉廠，我已司拿到了該冶煉廠的RMI審核證書，同時也取得了其它相關(guān)原料證明文件。自此之后我司再無任何礦源來自印度，我司從來未采購過來自印度的礦源，如果后續(xù)有原料加工的需求，我司只會選擇加工通過了RMI審核的同等冶煉廠的原料。按照我司RMI管理體系要求，高風(fēng)險地區(qū)采購，必須做增強(qiáng)型的盡職調(diào)查，根據(jù)我司目前盡職調(diào)查的能力，我司沒有采購印度原料的計劃。
我司針對高風(fēng)險地區(qū)采購也做了相關(guān)的盡職調(diào)查計劃，對所有不合格與合格供應(yīng)商都進(jìn)行OECD指南的培訓(xùn)，發(fā)送有關(guān)負(fù)責(zé)任采購的文件讓供應(yīng)商學(xué)習(xí)，要求針對所有高風(fēng)險地區(qū)的采購做增強(qiáng)型盡職調(diào)查，我司在有能力做增強(qiáng)型盡職調(diào)查的能力前不對高風(fēng)險地區(qū)作采購計劃，同時我司本著對盡職調(diào)查負(fù)責(zé)的態(tài)度盡量要求低風(fēng)險區(qū)域的供應(yīng)商也盡量提供充足的文件支持，對于每一筆交易，公司對供應(yīng)商要求提供原產(chǎn)地信息和整套追溯單據(jù)，確保能夠了解真實的交易來源、合法運(yùn)輸路線、直接供應(yīng)商的名稱和地點以及礦山的地址。
公司采取以下計劃來評估其風(fēng)險。廣泛參入認(rèn)可的上游保證機(jī)制---iTSCi 打標(biāo)打袋體系。 我公司在2020年12月份申請加入iTSCi ，盡快完成申請流程的工作。對源于高風(fēng)險地區(qū)的鉭原料，公司在沒有通知進(jìn)行增強(qiáng)型的盡職調(diào)查情況，保證只從 iTSCi 會員采購?fù)ㄟ^ iTSCi 打標(biāo)打 袋體系認(rèn)證過的原料。對于每個高風(fēng)險采購交易，iTSCi 提供以下文件：
1) 事件總結(jié)報告 2) 礦場考察建議，包括具有潛在風(fēng)險的礦場名單（建議向這些礦場采購的公司開展 增強(qiáng)型盡職調(diào)查和風(fēng)險評估） 3) 國家和地區(qū)月度報告，審查實地的一般情況 4) 數(shù)據(jù)總結(jié)和其他報告 拓泓新材會注重學(xué)習(xí) iTSCi 的其它報告和文件，例如事故報告、管理評估報告、公司 審核報告等。公司開展了進(jìn)一步盡職調(diào)查，對照公共領(lǐng)域的信息和實際交易信息審查來 自上游計劃的相關(guān)文件。 同時，無論是對高風(fēng)險還是低風(fēng)險，THXC要求所有的供應(yīng)商提供下列文件信息, 這些信息涉及每一筆交易： 供應(yīng)商的盡職調(diào)查計劃，包括 KYC 調(diào)查表、公司注冊登記證或公司營業(yè)執(zhí)照、采礦 證(如果是采礦公司）。 密切關(guān)注當(dāng)?shù)毓镜倪\(yùn)營/國家背景有關(guān)的治理信息。 收集每筆交易供應(yīng)鏈監(jiān)管鏈文件確保了解交易來源和運(yùn)輸路徑。
2) 總之，我司在往后的工作中會嚴(yán)格按照OECD經(jīng)濟(jì)合作與發(fā)展組織的要求去做盡職調(diào)查，以確保公司的盡職調(diào)查體系能夠充分識別并充分管理經(jīng)俁組織指南附錄二示范供應(yīng)鏈政策相關(guān)的風(fēng)險，堅持做到負(fù)責(zé)任采購。
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